Sposoby tworzenia czytelnych systemów zbiorów osobowych.

Posiadając dużą ilość danych zawartych w segregatorach, znaczna część energii pracy poświęcana jest na lokalizację potrzebnych materiałów. Warto przybliżyć kilka sposobów na poprawę jakości pracy z papierowymi nośnikami informacji.

 

System kodowania zawartości

 

Ułożone na półkach segregatory można oznaczyć za pomocą skrótów kodowych, aby łatwo dopasowywać je do ustalonego planu. Taki zapis również pozwala wychwycić błędnie odłożone na miejsce dokumenty. Jeżeli wielkość zbioru będzie duża można próbować drukować etykiety do segregatorów, aby miały one jednakowy wygląd. Jeżeli mamy takie możliwości można posłużyć się również kodami kreskowymi. Rozwiązanie takie wymaga jednak czytnika dostosowanego do takiej formy zapisów.

 

Intuicyjne oznaczanie zbiorów kolorami

 

Łatwym do wprowadzenia jest podział zbioru na sekcje o określony kolorach. W ten sposób szybko można nauczyć użytkowników stosowania takiego rozwiązania. Niestety jest ograniczenie wynikające z małej liczby kolorów prostych do odróżnienia. Wprowadzanie dużej palety barw może wywoływać pomyłki przez subiektywne ocenianie rodzaju koloru.

Wprowadzając kodowanie na potrzeby archiwizacji i obsługi zbioru skoroszytów najlepiej zacząć od przygotowania czytelnych etykiet. Dopiero po takim zabiegu możne je modyfikować i uzupełniać o dodatkowe parametry dla szybszego orientowania się w zasobach i ułożeniu konkretnych segregatorów. Wybór systemu oznaczeń zależy od wielkości zbioru i budowy struktury katalogu dokumentów.

Zobacz także:
https://swiatetykiet24.pl/etykiety-na-segregatory